כיצד לאלף משרד עמוס
חשוב שתבינו שכל אחת מהן תארגן כי ארגון הוא תהליך, והוא אף פעם לא נעשה. אתה יכול ליצור מערכת שעובדת עבורך כעת, אבל אני יכול להבטיח לך שהמערכת תצטרך לצבוט מדי פעם כדי להמשיך ולעבוד.
בנוסף, קריטי שתדברו זה עם זה ויסכימו איך המשרד אמור להיראות - ההגדרה שלכם לארגון שונה ללא ספק משלו. צרו גם 'תיאורי תפקידים' - התחייבו זה לזה כיצד כל אחד יעבוד כדי לארגן ולשמור על המשרד. "אני אגיש עבורך אם אתה שם את כל מה שצריך להגיש במקום אחד" "אני אשאיר את האזור הזה ברור אם אתה שומר על האזור הזה ברור"
אמנם יתכן שאינך מבין מספיק את עבודתו כדי לארגן את חלקיו וחלקיו הטכנולוגיים, אך אתה יכול ליצור מערכת תיוק עבור ספריו וניירותיו. תלוי במספר הספרים שיש לו, אפשרות אחת יכולה להיות לצבוע את הספרים ואת מדפי הספרים.
סווג את הספרים לפי נושאים והקצה לקטגוריה צבע. קנו נקודות צבעוניות קטנות בכל חנות לציוד משרדי, הניחו את הנקודה על עמוד השדרה של הספר והניחו את אותה נקודה צבעונית על המדף המתאים לארון הספרים. זה פשוט עניין של התאמת צבעים כדי לקבל את הספרים על המדף הנכון. לדוגמה, לכל ספרי ה- XXX נקודה כחולה ויהיו על המדף הכחול של ארון הספרים.
השימוש במערכת זו לא רק מקל על פינוי הספרים שבבעלותו כיום, אלא גם אומר לו היכן לשים את הספרים החדשים שהוא קונה. הקפד ליצור ולפרסם אגדה כדי שתדע איזה צבע שווה לאיזו קטגוריה ולא תצטרך לזכור.
עבור מסמכי המשרד שלו, התחל עם שתי קטגוריות פשוטות, פעולה והפניה. צור אזור המיועד להתייחסות: מגש, סל, ארגז, המכסה לקופסה, סל וכו '. כך שהוא יכול להפיל את המסמכים שצריך להגיש לאותו מיכל ותוכלו להגיש אותם בשבילו. כנראה שתצטרך לעבוד יחד בהתחלה כדי ליצור את קובצי ההפניה, במיוחד אם אינך מבין את עבודתו. הקפידו להתחיל עם קטגוריות רחבות כשמות קבצים, אך התרחקו מ שונות, הפניה וכו '.
זכור גם ליצור את הקטגוריות על סמך אופן השימוש במידע ולא מאיפה הוא הגיע. שמות קבצים כמו 'אימיילים', 'אתרי אינטרנט' ו'מאמרים 'אינם מועילים; הם לא אומרים לך מה יש בקובץ, הם רק אומרים לך מאיפה המידע הגיע. יש לשמור את קבצי הפעולה שלו קרוב אליו כך שיהיו נגישים בקלות בזמן שהוא עובד.
אם אין לו מגירות בשולחן העבודה שהוא יכול להכניס לתיקים, קנה ארון קטן שאותו הוא יכול לשמור קרוב לשולחן העבודה שלו או להשיג לו סדרן שולחני כדי שיוכל לשמור את הקבצים הנוכחיים שלו על שולחנו. אם הפרויקטים שלו לא יתאימו לקבצים, אתה יכול להסתכל על סדרן ספרות, שהוא סדרה של 'קוביות', שהוא יכול לאחסן בנוחות ובקפידה את הפרויקטים שלו. הם מגיעים במגוון גדלים וניתן למצוא אותם בקלות בחנויות לציוד משרדי ובקטלוגים.
עודכן ב- 18 ביוני 2009
מאז 1998, מיליוני הורים ומבוגרים סומכים על הנחייתם והתמיכה של מומחי ADDitude לחיים טובים יותר עם הפרעות קשב וריכוז ומצבי בריאות הנפש הקשורים בה. המשימה שלנו היא להיות היועץ המהימן שלך, מקור הבנה והדרכה בלתי פוסקים בדרך לבריאות.
קבל הנפקה בחינם וספר אלקטרוני של ADDitude בחינם, ובנוסף חסוך 42% מהמחיר לכיסוי.
