היה הבוס: 9 אסטרטגיות חוסכות שפיות למנהלי הפרעות קשב וריכוז

עמי הוא מנהל פיתוח עסקי של מוסד פיננסי. היא מנהלת 30 אנשים במיקומי סניפים בשלוש ערים. לוח הזמנים היומי שלה מורכב מהרבה פגישות עם לקוחות וקיום שיחות אישיות ווועידה עם אנשי הצוות המדווחים לה. תיבת הדואר האלקטרוני שלה תמיד מלאה, בעיקר מכיוון שלוקח לה זמן רב מדי לכתוב תשובות. היא נאבקת עם השלמת דוחות בזמן. עמי מדגיש את ביקורות הביצועים מכיוון שהיא שונאת לתת משוב שלילי לעובדים.

ג'ים הוא מנהל פרויקטים בחברת בנייה גדולה. הוא מתאם מספר פרויקטים ומנהל עשרות אנשים. מחצית מיום העבודה שלו מורכב מתכנון פגישות, החצי השני מוצא אותו מופגז בשיחות טלפון והודעות דואר אלקטרוני הדורשות את תשומת ליבו. המשרד שלו הוא בלגן, מה שהופך אתגרי יותר לעקוב אחר כל הניירת, הרשומות והמשימות שיש לבצע. למרות שעבד שעות ארוכות ולקח עבודה בסופי שבוע, הוא לא מצליח להתעדכן.

ג'ים ועמי הם מנהלים מצליחים הטובים בעבודתם. יש להם הפרעת קשב וריכוז. הם כמעט לא לבד. ישנם אלפי מבוגרים עם הפרעות קשב וריכוז בתפקידי ניהול וניהול בכל מקצוע. האתגר של עמי וג'ים ורבים אחרים בתפקידם הוא ללמוד לנהל היטב את הפרעות קשב וריכוז שלהם, כך שתפקידם יהיה פחות מלחיץ ומתיש. להלן כמה אסטרטגיות שהם מצאו מועילים.

1. כתוב תיאור תפקיד משלך

לרוב העובדים יש משימה מוגדרת בבירור עם יעדים ספציפיים ושגרה מובנית. זה בדרך כלל לא המקרה עם תפקידים מנהלים, שם הציפיות והאחריות מוגדרות באופן רופף ופתוח. אם מישהו לא נתן לך תיאור תפקיד מובנה וברור, כתוב בעצמך אחד כזה.

מהן האחריות החשובה ביותר בעבודתך? כמה זמן אתה צריך להקדיש לכל אחד מהם? מתי אתה מקצה זמן למשימות עדיפות אלה בלוח הזמנים שלך, וכיצד אתה מאזן את לוח הזמנים שלך כדי להבטיח שביצוע משימות עדיפות? אילו יעדי ביצועים ספציפיים אתם שואפים לעמוד, ואיך אתם עוקבים באופן עקבי אחר הערכת ההתקדמות שלכם?

נראה שמנהל לא מובנה יהיה בכל מקום, מוסח על ידי דברים קטנים ומבזבז זמן. סכנה נוספת היא שבלי ציפיות מציאותיות וגבולות בריאים, תפקידו של מנהל יכול בקלות להשתלט על חייו. זה, כמו שג'ים גילה, זה מתכון לשחיקה.

2. הפוך לתכנון את העדיפות העליונה שלך

קח זמן לתכנן, לטווח הארוך וקצר הטווח, ולחשוב דרך הפרויקטים, הדברים והגחמות של הפרויקט. הבעיה עבור הרבה מנהלים עם הפרעת קשב וריכוז היא שהם נקלעים לכיבוי שריפות ולא לוקח זמן להסתכל קדימה ולתכנן בצורה יעילה. התוצאה לטווח הארוך היא לרוב אסון.

ג'ים נודע שככל שהוא הפך להיות אפקטיבי יותר בתכנון, כך נדרש לו פחות שריפות לכבות. "המשימה החשובה ביותר שלי כמנהלת היא לא לכבות שריפות, אלא למנוע התלקחות של שריפות." בסיסי לטווח קצר בסיסי משימות, כמו פגישות, מתוזמנות במתכנן שלו, עם הודעות ותזכורות שנשלחו למשתתפים על ידי משרדו עוזר. פרויקטים ארוכי טווח ומורכבים יותר מתוכננים בפירוט בעזרת תוכנית תוכנה לניהול פרויקטים, כמו Microsoft Project.

3. צמצם את הסחות הדעת

ככל שבן אדם מוסח יותר, וככל שהיא צריכה להתמודד איתו יותר, כך גדל הצורך בסביבת עבודה מסודרת. הפוך את זה למשימה מתמשכת לחסל ולהקטין את הסחות הדעת בשולחן העבודה שלך ובמשרד שלך.

עבור עמי, הבעיה הגדולה ביותר הייתה הצפת הדואר האלקטרוני. בכל פעם שהיא עצרה לקרוא אחת, היא הסבירה, "היה לי נורא לחזור למסלול." הפיתרון היה לתת עצמה הקדישה זמני דואר אלקטרוני לקריאה ותשובה להודעות דוא"ל ולהתעלמות מהם כשהיא הייתה צריכה להתמקד בתכניות אחרות המתוזמנות משימות.

הבעיה של ג'ים הייתה שהשולחן שלו פנה לקיר זכוכית, שמשקיף אל מתחם המשרדים הגדול יותר. הפיתרון היה לסובב את שולחנו, כך שהוא פונה לקיר אטום.

צירים מבצעים יעילים; אחד לא יעיל לא. האצלת היטב מחייבת שיהיה ברור לך אילו משימות יש להאציל ואילו אסור. האצלו משימות שמישהו יכול לבצע כמוך, כדי לפנות זמן ואנרגיה למשימות הדורשות מומחיות משלכם. היה רגיש באי-האצלת משימות שעובד אינו מסוגל לנהל, וקבל בברכה פידבק כנה אם נוצרים מצבים אלה.

האצלת היטב דורשת להתגבר על גאוותך. ג'ים לא רצה להאציל כי "לא רציתי להיראות כאילו אני מתכווץ." זה היה מקרה של עבודה קשה יותר אך מטופשת. ג'ים מחק את ההרגל הזה.

4. למד מתי לומר "לא"

ישנן שתי סיבות עיקריות לכך שמנהלים רבים מוצפים את עבודתם. הם עשויים להיות לא יעילים, ובמקרה זה הפיתרון הוא לשפר את הפרודוקטיביות באמצעות אסטרטגיות התמודדות כמו אלה שהוזכרו כאן. סיבה שנייה לחוש המום היא עבודה רבה מדי. הפיתרון היחיד להתחייבות יתר הוא לקצץ את עומס העבודה שלכם. אם קיצוץ עומס עבודה שאינו ניתן לניהול אינו אפשרות - למשל, אם ההנהלה הגבוהה לא מסכימה - ייתכן שהפתרון לטווח הארוך הוא למצוא עבודה אחרת.

מנהל אפקטיבי צריך תמיד להיות מודע למה שניתן לעשות או לא ניתן, ולהתחייב או לדחות בקשות בהתאם. אחת הבעיות החוזרות ונשנות עבור עמי הייתה שהבוס שלה יבקש ממנה לטפל בבעיות בלי להתחשב בפרויקטים הנוכחיים שעל שולחנה. היא הייתה צריכה ובסופו של דבר עשתה זאת להיות אסרטיבי ולספר לבוס שלה"אני יכול לטפל בזה או שאני יכול לטפל בזה, אבל אני לא יכול לעשות את שניהם."

בעיה נוספת הייתה יותר מדי פניות של אנשים שמדווחים לה לארגן מחדש פגישות טלפון או אירועים מתוכננים אחרים. זה זרק את לוח הזמנים שלה לכאוס, והיא נאלצה להגיד לא לבקשות כאלה.

5. היה טוב, לא מושלם

לאחר שתבדוק, תעדף ותכננת את היום שלך, נסה את המאמץ הטוב ביותר שלך להשלים את המשימות במסגרת מגבלות הזמן שהקצבת להם. לעמי הייתה נטייה ללכת לאיבוד בפרטים הקטנים, והתלונן, "אני תמיד מנסה לארגן מידע מחדש" כדי להפוך דוחות או אימיילים למושלמים. שלה פרפקציוניזםבשילוב עם הסחת הדעת שלה, האטו את התפוקה שלה למהירות מולסה. רק בכך שאילצה את עצמה להפסיק על פי לוח הזמנים - על ידי הגדרת אזעקה כדי להזהיר אותה שיש לה 10 דקות נותרו ואז לפרוש מהמשימה כשהזמן עבר - שהיא מצליחה להישאר על הכבדה שלה עומס עבודה.

6. שמור על פגישות קצרות וממוקדות

בין אם אתם מנהלים פגישה פנימית או חיצונית, הכינו תמיד סדר יום תמציתי והקפידו עליה. לא רק זה עוזר לכם לארגן את המידע, הוא חוסך לכולם זמן. הקפידו על הפגישה ממוקדת בחוזקה ובנושא, והכוונו את השיחה לסדר היום כאשר אחרים (או אתם!) יורדים מהמסלול.

7. אל תתייסרו בגלל ביקורות על ביצועים

אנשים רבים הסובלים מהפרעות קשב וריכוז הם אנשים נעימים, ורגישים לחוסר הנוחות או הכאב של אחרים. אי הנוחות של עמי מביקורות על הביצועים נבעה מהחשש שלה קבלת ביקורת בונה גורמת לאנשים לא נוחים. היא הפסיקה להתמהמה כשחשבה מחדש את סקירת ההופעה כהזדמנות הוראה, ולא כעימות. ההערכה הפכה להזדמנות לספר לעובדיה כיצד להיות יעילים יותר בעבודתם.

8. דלק את עצמך

כשאתה מתפתה לעבוד בצהריים, אל תעשה זאת. שמירה על רמת סוכר בדם בריאה חיונית לתשומת לב וריכוז. מלבד תזונה, הזמן הקצר שזמן הפסקת הצהריים מספק מסייע במניעת עייפות נפשית אחר הצהריים.

9. קבעו משימות שגרתיות

משימות מונדיניות לרוב נמנעות או נשכחות אלא אם כן הן הופכות להרגלים. סדיר את האחריות השוטפת על ידי יישום נוהל שאתה פועל בלוח זמנים שנקבע. הפעל תלושי הוצאות עד הצהריים בכל יום שישי. בקש מעוזר המשרד שלך להזכיר לך אם אתה שוכח או מתמהמה. שינוי זה עזר לג'ים ועמי להישאר עם כל הדברים.

עודכן ב- 16 בדצמבר 2019